Plan hazırlık sürecinin etkinliği açısından bazı kritik kalite faktörleri tanımlanmış ve süreç boyunca bu faktörlerin sağlanması hususunda azami gayret gösterilmiştir. Bu kritik kalite faktörlerini şu şekilde özetlemek mümkündür:
- Vizyon, misyon ve temel değerlerin temsil gücüne gerekli özeni göstermek
- Odaklanmış etkili bir strateji ve uygulama-takip planı geliştirmek
- Esas kadar usule yönelik de güçlü bir tanımlama getirmek
- Çevik, etkin bir yönetişim yapısının gerektirdiği organizasyon yapısını net bir şekilde ele almak
- Etkin iletişimi sağlamak (zamanında, doğru, bilgilendirici ve yönlendirici iletişim)
- Yüksek katılımcılık ve benimsenme sağlamak
Stratejik plan hazırlığı için 6 çalışma grubu oluşturulmuştur:
- Eğitim: Öğrenen merkezli yeni eğitim stratejisinin netleştirilmesi
- Araştırma: Yüksek araştırma performansına ulaşma hedefine yönelik stratejilerin gözden geçirilmesi
- Etki Vizyonu – Topluma Katkı / Sürdürülebilirlik: Ana faaliyetler ile etki vizyonu ve topluma katkı arasındaki güçlü bağın tanımlanması ve üniversitemizin kaynaklarının ve etki alanının güçlendirilmesine yönelik stratejilerin geliştirilmesi
- Uluslararasılaşma: Uluslararası tanınma ve görünürlük stratejisinin değerlendirilmesi ve üniversitenin uluslararası alanda güçlendirilmesi
- Kaynakların Etkin Yönetimi ve Güçlendirilmesi: İlk 4 çalışma grubunda ortaya çıkan hedefleri dikkate alarak üniversitemizin kaynak stratejisi ile kaynakların geliştirilmesi ve kullanım yol haritasının çıkarılması
- İdari Çalışma Grubu: Adiğer ana perspektiflerde tanımlanan stratejik hedeflere ulaşabilmek için yoğunlukla idari süreç ve konuların (yönetim sistemleri, altyapı, insan kaynağı ve organizasyon vb.) değerlendirildiği İdari Çalışma Grubu oluşturulmuştur. Bunun yanı sıra Fakülteler bünyesinde çalışma grubu üyelerinin koordinasyonu sağlaması ve varsa fakülte geri bildirimlerinin sürece dahil edilebilmesi amacıyla fakülte çalışma grupları da yapılandırılmıştır.
- Stratejik plan çalışmasının ana koordinasyonunu ve gruplar arası bilgi akışının eşgüdümlü ilerlemesini sağlamak için Stratejik Plan Proje Koordinasyon Kurulu oluşturulmuştur. Bu kurul tarafından ekip üyelerinin görevlendirilmesi ve konuyla ilgili bilgilendirilmesi, çalışma grubu bazlı çalışma planının netleştirilmesi ve tüm ana perspektifler için yönlendirici içeriklerin oluşturulması (çevre analizi, küresel eğilimler, yükseköğretim trendleri ve mevcut durum analizi ön hazırlıkları vb.) sağlanmıştır.
Çalışma grupları tarafından kendi tematik alanlarına yönelik mevcut durum ihtiyaçları tespit edilmiş, çevre analizleri yapılmış, ana perspektif alanlarında temel kavramların belirlenmesi sağlanmıştır. Bu aşamada ulusal/uluslararası örnekler incelenmiş ve odak konular derlenmiştir. Kritik konu başlıklarında kurum içi raporlar gözden geçirilmiştir. Çalışma gruplarının ilk çalışmalarını takiben, dış paydaşların da katılımı ile 1 günlük “Stratejik Plan” çalıştayı düzenlenmiştir. Stratejik yönü belirlemeye yönelik hazırlanan bu çalıştayda iç ve dış paydaşlardan oluşan yaklaşık 100 katılımcı görüşlerini paylaşmıştır. Bu çalışmayı takiben stratejik alan, amaç ve hedefler belirlenmiş, bu amaç ve hedeflerle uyumlu olacak şekilde uygulama planları hazırlanmış ve performans hedefleri oluşturulmuştur.